Wydajność zespołu zdalnego vs lokalnego

W tym wpisie poruszę kwestię wydajności i różnic pomiędzy zespołem lokalnym i zdalnym. Jak wyglądają różnice w produktywności? Dlaczego „łatwiejsza” komunikacja jest mniej skuteczna? Jak powstaje chaos projektowy? Na te i wiele innych pytań odpowiedzi znajdują się w tekście.

Przez zespół lokalny rozumiem ludzi, pracujących w jednej lokalizacji – w każdej chwili mogą do siebie podejść i porozmawiać. Przez zespół zdalny rozumiem członków, którzy są w różnych lokalizacjach. Chcę podkreślić, że zdalnie nie znaczy zawsze „z domu”. Zespół może być rozproszony po różnych biurach – Warszawa, Wrocław. Wtedy również mamy sytuację pracy zdalnej.

Na początku warto wyjaśnić pewną kwestię – jeśli chodzi o członków zespołu pracujących zdalnie z domu. Często produktywność zespołów zdalnych postrzegana jest gorzej przez to, że „z domu” pracują osoby, które nie mają ku temu predyspozycji lub warunków. Ciężko mi sobie wyobrazić produktywnego programistę pracującego z małego mieszkania, który mieszka z dwójką małych dzieci, żoną i psem. W takich warunkach jest dużo dystraktorów, które mogą skutecznie odciągnąć od pracy. Są też ludzie, którzy z niewiadomych względów pracę zdalną (z domu) traktują jako „nie pracę” – czyli pół urlop. Ciężko im się zmotywować do pracy kiedy nikt nie patrzy, lub są w otoczeniu, w którym częściej odpoczywają niż się zmagają intelektualnie.

Z drugiej strony są też ludzie (np ja), którzy są zauważalnie bardziej produktywni w pracy zdalnej. Ja działam bardzo jednowątkowo, nie mam super podzielnej uwagi. Lubię robić rzeczy szeregowo, nie równolegle. Dlatego dla mnie praca w biurze z zespołem skutkuje mniejszą produktywnością. Nie mam też problemu z motywacją, u mnie raczej jest odwrotny problem – uczę się odpoczywać od pracy.

Dlatego rozważając wydajność zespołów zdalnych vs lokalnych chcę pominąć całkowicie to, że ludzie mogą znajdować się na niewłaściwym dla nich miejscu. Jeśli zespół jest zdalny z ludźmi, którzy nie mają predyspozycji i warunków do pracy zdalnej – to się nie uda.

Zespół lokalny

Jeśli startujemy jako nowo zgrupowany zespół lokalnie to bardzo często ma on na początku większą produktywność niż zespół zdalny. Dzieje się tak ze względu na łatwiejszą komunikację – z reguły łatwiej się jest komunikować mówiąc niż pisząc. Oczywiście, że również zespół zdalny ma możliwość porozmawiać werbalnie (skype/telefon), jednak najczęściej używanym środkiem komunikacji jest chat. Również w pracy zespołu lokalnego używa się chat – jednak gdy sytuacja tego wymaga (jest jakiś grubszy problem) częściej spotyka się i rozmawia werbalnie. To jest dla nas bardziej naturalne i wygodne. Tutaj zaczynają się schody – bo z każdym rozwiązanym problemem werbalnie „na szybko, żeby nie tracić czasu” powstaje tak zwana wiedza plemienna. Jest to wiedza, którą posiadają jedynie członkowie zespołu, którzy uczestniczyli w rozwiązaniu problemu. Wiedza ta, nie jest „standardowa” – często nie jest żadnym wzorcem przez co dla innych członków zespołu jest zupełnie nieintuicyjna.

Przykłady:

• na środowisku developerskim nie używamy skryptu XYZ – bo z jakiegoś powodu działa inaczej niż na środowisku produkcyjnym
• zaszyte w kodzie dziwne fragmenty dotyczące logiki – where user.id == xyz – mają inną akcję niż pozostali ¯\_(ツ)_/¯

Przykładów można wymyślić setki – na pewno sam znasz kilka. Rozwiązania/powody tych niestandardowych rozwiązań są najczęściej w głowach ludzi, którzy je wymyślili podczas różnych spotkań i rozmów werbalnych. Zespół lokalny bardzo często wykorzystuję swoje zalety tego, że mogą porozmawiać werbalnie (i słusznie). Trzeba natomiast pamiętać, że to rodzi konsekwencje, jeśli ta wiedza plemienna nie jest dokumentowana. Dla osób, które nowo dołączają do zespołu te rozwiązania są zupełnie nieintuicyjne i trzeba ponownie powtarzać całą historię dlaczego zostały użyte. Znasz to? Ja niestety tak.

Mam wrażenie (nie poparte żadnymi badaniami, które jest moją generalizacją być może dla niektórych krzywdzącą), że osoby preferujące pracę z biura mają mniejszą skrupulatność w sporządzaniu notatek, a przede wszystkim mniej chęci do ich tworzenia. Dzieje się tak prawdopodobnie przez to, że jest dla nich bardziej intuicyjne rozwiązywać problemy werbalnie niż tworzyć listy kontrolne i notatki/dokumentacje. To wymaga naszego czasu i może być odebrane jako „niszczenie korzyści” z pracy lokalnej. Natomiast nic bardziej mylnego.

Często wdrożenie nowej osoby do zespołu pracującego lokalnie jest trudniejsze. Jest dużo popełnionych „grzeszków” technologicznych, których nikt nie dokumentował – wszystko było „na gębę”. Zespół ułożył procesy komunikacyjne werbalnie, które nie są nigdzie opisane – nowa osoba nie ma pojęcia kto za co odpowiada, skąd czerpać wiedzę na temat m.in. długu technologicznego.

Zespół zdalny

Start pracy zespołem zdalnym jest często wolniejszy niż w przypadku pracy zespołu lokalnego. Dzieje się tak bo komunikacja niewerbalna jest trudniejsza i trzeba poświęcić na nią więcej czasu żeby była skuteczna (przynajmniej na początku kiedy zespół nie jest zgrany). Zespół nie może do siebie podejść i porozmawiać i wyjaśnić szybko kwestii. Jednak takie podejście rozwiązywania problemów poprzez pisanie ma w dłuższej perspektywie dużo plusów. Wyjaśnię to przykładem historią, którą każdy z nas zna:

(rzecz się dzieje na forum internetowym)

– Czy ktoś wie jak zrobić XYZ ?

odpowiedź: użyj http://……. (często martwy link)

– Już niepotrzebne, poradziłem sobie sam. (Nie pisząc jak)

Bardzo często taka sytuacja jest w zespole lokalnym – problem został rozwiązany nikt nie wie jak. Natomiast w przypadku zespołu zdalnego i komunikacji na chat zostaje ślad – historia. Można w prosty sposób tworzyć notatki (kopiując rozmowę) z rozwiązaniem problemu. Jeśli zespół ma zapewnione narzędzie do dystrybucji tych notatek i jest to robione „z głową” to bardzo szybko zbiera się wiedza, która jest bardzo przydatna nowym osobom. Nikt nie odkrywa koła na nowo. Oczywiście, że początki są trudniejsze niż w przypadku zespołu lokalnego – dlatego dużo ludzi zbyt wcześnie (i pochopnie) wyciąga wnioski, że praca zdalna się nie sprawdza w ich przypadku. Wybierając zespół zdalny musimy wiedzieć, że start jest trudniejszy, ale dzięki temu, że zespół pracuje zdalnie wypracowuje i dokumentuje lepiej prace. W dłuższej perspektywie to przynosi ogromne korzyści i może skrócić czas wdrożenia nowych programistów. W tym miejscu odsyłam was do wpisu, w którym poruszyłem częściowo temat wdrożenia nowych członków zespołu.

Zespół zdalny musi trzymać porządek w projekcie – w zadaniach, dokumentacji. Oczywiście, że te rzeczy są droższe bo wymagają czasu. Nie można zapominać, że w dłuższej perspektywie będzie to oszczędnością. W zespole lokalnym można pozwolić sobie na mniejszy porządek – dużo da się „dogadać”. Często zespół wybiera tą drogę, bo jest to prostsza. Trudniej zmotywować się do zrobienia notatki na temat tego co już zostało omówione bo „wszystko jest już jasne dla każdego”. Niestety cierpią na takim podejściu osoby, które dołączą do projektu w przyszłości.

Trzeba pamiętać o tym, że zespół zdalny często ma mniejszy tzw. „team spirit”. Ze względu na to, że ludzie się nie widzą, nie rozmawiają „o pierdołach” – jest więcej pracy w pracy. W zespole lokalnym jest dużo śmieszków, które też są potrzebne i tworzą lepszą atmosferę zespołową. Oczywiście, wszędzie trzeba mieć umiar – zbyt dużo śmieszków to też problem 😉 Dlatego warto jak zespół zdalny raz na jakiś czas spotyka się – wtedy pracuje się przyjemniej.

Sprawdź jak mogę Ci pomóc osiągnąć Twoje cele 🎯

Podsumowanie

Uważam, że zespół lokalny ma szybszy start i większą wydajność na początku. Trudniej mu utrzymać dobrą organizację pracy. Często dzieje się tak, że czym dłużej trwają pracę na projekcie w zespole lokalnym tym trudniej jest dołączać nowe osoby, trzeba więcej czasu poświęcać na ogarnięcie chaosu w projekcie. W zespole lokalnym często jest więcej komunikacji, która jest mniej skuteczna. Pewnie sam byłeś na spotkaniach trwających godzinę lub dwie, z których nic nie wyniknęło. Nie chodzi mi o to, że w zespołach zdalnych nie ma bezproduktywnych spotkań. Chcę powiedzieć to, że zespół lokalny w głównej mierze stawia na komunikację werbalną, która jest prostsza, ale bywa mniej skuteczna. Odwrotnie jest natomiast w przypadku zespołów zdalnych – stawiają na komunikację pisemną, która jest trudniejsza, ale skuteczniejsza.

W zespole zdalnym trudniej jest zacząć pracę z taką wydajnością jak zespołowi lokalnemu. Łatwiej jest jednak utrzymać tzw. higienę projektową, łatwiej tworzyć/aktualizować dokumentację/wiedzę projektową. Zespół często jest bardziej zorganizowany (moja subiektywna opinia). Trudniej natomiast jest utrzymać dobrą atmosferę w zespole. Nie łatwo jest też znaleźć członków zespołu, którzy mają predyspozycję i warunki do pracy zdalnej.

Przygotowałem wykres, który pomoże zobrazować to co chcę przekazać. Podkreślam, że są to moje subiektywne obserwacje. Wykres przedstawia jak wygląda wydajność nowo utworzonego zespołu lokalnego i zdalnego w cyklu życia projektu (jego początku; dla ułatwienia przyjmijmy, że są to pierwsze tygodnie). Wydajność zespołu zdalnego rośnie wolniej, ale dochodzi do wyższego pułapu niż wydajność zespołu lokalnego (którego wydajność rośnie szybko, a później utrzymuje się lub nawet maleje). Wszystko zależy od projektu, członków zespołu. Bardzo ważna jest również liczba członków zespołu – czym mniejszy zespół tym wydajność zespołu lokalnego jest wyższa. Wszystko „zależy”, ale generalizując – moje obserwacje są zbieżne z powyższym wykresem.

Ja lubię porządek w projekcie – to jeden z ważniejszych czynników, który sprawia, że lubię swoją pracę. Często pracuję w zespołach łączonych – część zespołu pracuje lokalnie, część zdalnie. Moje subiektywne odczucia są takie, że dużo większa organizacja pracy jest w członkach zdalnych. Widać to np po planowaniu spotkań. Prawie zawsze to zespół zdalny czeka, aż zespół lokalny będzie gotowy do zdzwonienia się. Jeśli call są przełożone (+5, 10, 15m) – powodem bywają różne sytuacje wywołane zespołem lokalnym, ktoś jest na obiedzie, ktoś w łazience. Mam jeszcze jedną obserwację, którą potwierdzają moi znajomi. Dużo trudniej komunikować się na chat/telefonicznie z zespołem lokalnym. Dla zespołu lokalnego absolutne pierwszeństwo ma komunikacja werbalna. Poprzez to, że w biurze „dużo się dzieje” – rzadziej odczytują wiadomości, odbierają telefony.

W idealnym świecie zespół lokalny jest responsywny i super zorganizowany, a zespół zdalny jest zintegrowany. Każdy zespół pracuje „lepiej” jeśli to nie jest ich pierwszy projekt, wtedy dochodzi tzw. zgranie zespołowe.

Według mnie dobre zarządzanie projektem jest wtedy, gdy nie odczuwa się różnicy czy członkowie są zdalni czy lokalni – jest zapewnione odpowiednie środowisko projektowe. Nie jest to łatwe bo każdy z zespołów ma swoje wady i zalety, którymi trzeba umiejętnie zarządzić. Zdaję sobie sprawę, że w tekście jest dużo uogólnień i generalizacji połączonych z moimi subiektywnymi doświadczeniami. Dlatego chciałbym żebyś w komentarzu podzielił się swoimi przemyśleniami na temat różnic zespołów zdalnych i lokalnych.