Mam zapytanie o nowy projekt – jak to wycenić?

To chyba najczęstsze pytanie jakie dostaję od kierowników projektów dotyczące wycen. Klient wysłał zapytanie o nowy projekt i co dalej? Jak mam go wycenić, gdy nie wiadomo co trzeba zrobić?

Temat nie jest łatwy – pytanie w analogicznej formie często powtarza się również od uczestników mojego kursu Dokładna Wycena Projektów IT – spróbuję więc odpowiedzieć w wpisie.


Zapytania klienta – wycena szacunkowa

Często gdy klient pyta nas o wycenę nowego projektu nie dysponuje analizą przedwykonawczą. Zazwyczaj opis projektu jest w treści emaila (kilka, kilkanaście zdań) lub dołączony plik Word, z którego zbyt wiele nie wynika. Bardzo trudno jest to wycenić bo nie wiadomo co dokładnie jest zakresem projektu. Mimo to klient oczekuje wyceny.

Główny problem na tym etapie polega na tym, że próbujemy wycenić założenia, zamiast rozwiązanie.

Należy więc dokonać wyceny szacunkowej. Charakteryzuje się ona tym, że jest wstępna, może ulec zmianie po wgłębieniu się w zakres projektu. To jaka różnica jest “smaczna” pomiędzy wyceną szacunkową a wiążącą poruszałem już na blogu.

Tworząc wycenę szacunkową niezwykle ważna jest komunikacja tego, że są to jedynie szacunki. Nie jest to wycena wiążąca. Tutaj najlepiej sprawdzają się komunikaty w stylu: “Podobne projekty jak ten realizowaliśmy od X – Y“.

Chodzi o to, aby klient naprawdę zrozumiał, że bez analizy przedwykonawczej taka wycena jest wróżeniem z fusów. No, ale coś trzeba podać, żeby nie zostawić klienta bez odpowiedzi. Trzeba szyć.


Wideo: Wycena Projektu IT od A – Z


Jak wyceniać projekt bez analizy?

Zazwyczaj materiały od klienta są lakonicznie (szczególnie gdy nie jest to firma technologiczna) więc zapoznaje się z nimi i wyobrażam sobie “big picture” i zadaje kilka pytań żeby poznać chociażby architekturę systemu lub ilość modułów.

Chodzi o to aby mieć wiedzę o projekcie mniej więcej taką:
1. integracja z CRM klienta
2. integracja z systemem do faktur
3. moduł raportów (25 raportów)
4. moduł użytkowników
5. moduł rozszerzonego budżetu

Jak widzisz są to ogólne bulletpointy. Ale to mówi nam już trochę o ilości pracy: dwie integrację i aplikacja z 3 modułami. Mogę to wstępnie wycenić – taki poziom szczegółowości mi wystarcza do wyceny szacunkowej. Mam widełki na każdy z takich elementów. Daje to “jakiś” pogląd na pracochłonność.

Na takim poziomie szczegółowości zazwyczaj wchodzę w projekt dla klientów z ulicy gdy nie mam pewności czy coś będę dla nich robił.


Dlaczego wycena szacunkowa jest ogólna?

Ze względu na niewielką ilość czasu jaką mamy. Temat opisywałem szerzej w drugim micie dotyczącym wycen. Żeby się nie powtarzać streszczę Ci go.

Dostajemy dużo zapytań o nowe projekty, żeby wycenić dokładnie trzeba przeanalizować temat dogłębnie. To z kolei zajmuje czas. Wnioskiem jest, że dokładne wyceny są pracochłonne.

Nie wiem jak w Twoim przypadku, ale z mojego doświadczenia wynika, że niewiele zapytań klientów kończy się realizacją. Często klient robi rozeznanie rynku, lub wybiera najtańszego dostawcę.

Walka z powyższym jest walką z wiatrakami. Nie znasz innych ofert, więc istnieje duże prawdopodobieństwo, że ktoś da niższą wycenę. Trzeba sobie powiedzieć wprost: nikt nie wie co trzeba zrobić, więc wszyscy zgadują. Często wygrywa ten, kto “rzuci najmniej”.

Cała sytuacja powoduje, że moim zdaniem nie warto inwestować zbyt wiele czasu w wycenę na etapie gdy przychodzi do nas klient z ulicy.


Kiedy wyceniać dokładnie?

Inną sytuacją jest gdy bardzo zależy nam na jakimś projekcie, lub wiemy, że jest duże prawdopodobieństwo, że będziemy dany projekt realizować – już na etapie wstępnej wyceny.

Wtedy zdarza mi się podchodzić do wyceny szacunkowej, jak do wyceny wiążącej.

Generalnie trzymam się zasady, żeby inwestować czas na wycenę proporcjonalnie do przeczucia, że dany projekt będziemy realizować.


Szablon Excel do Wyceny Projektów IT


Czy uwzględniać zasoby podczas wyceny szacunkowej?

Ważne jest to, o czym mówiłem w kursie – dobrą praktyką jest żeby wyceniała projekt osoba, która będzie go realizowała (chodzi o część realizacyjną).

Przy wycenie szacunkowej zazwyczaj postępuje inaczej. Dokonuje jej zazwyczaj sam lub architekt/kierownik projektu, który nie angażuje w to czasu programistów. Wyjaśnieniem tej sytuacji jest takie samo jak to dlaczego wyceny szacunkowe są niedokładne. Chodzi o oszczędność czasu zespołu do przygotowywania oferty, której np szanse na realizacje są małe.

W wycenie szacunkowej nie uwzględniam również wydajności zespołu (nie alokuję zasobów na tym etapie).

Zazwyczaj jeśli nie mam zasobów na wykonanie projektu to komunikuję, że nie jestem w stanie wykonać projektu – bo wszyscy są obłożeni.

Kiedyś robiłem tak, że uwzględniałem w wycenie rekrutację – ale to była męka. Trudność w pozyskaniu specjalistów rośnie więc działam tak, że rekrutacja jest otwarta u mnie cały czas jak ktoś ciekawy wpadnie to go zatrudniam, ale nie otwieram rekrutacji typowo pod projekt.

Jeśli się uprzesz możesz wycenić pozycję “rekrutacja pracownika”, ale to wymaga dopracowanego procesu rekrutacji – żeby wiedzieć jaki jest koszt pozyskania specjalisty.


Podsumowanie

Wycena nowych zapytań od klienta jest trudna bo często nie mamy opisu zakresu projektu, a oczekiwany jest czas realizacji.

Najlepiej podejść do tego racjonalnie i inwestować czas w przygotowanie wyceny szacunkowej proporcjonalnie do przeczucia, że dany projekt będziesz realizował.

Gdy zleca Ci go firma, z którą regularnie współpracujesz możesz podejść do wyceny szacunkowej jakby była wyceną wiążącą.

Gdy przychodzi do Ciebie “firma Krzak” z ulicy i szanse na realizację są wątpliwe – wyceń to orientacyjnie najszybszymi metodami jakimi jesteś w stanie. Oszczędność czasu poświęconego na wycenę ponad jej dokładność.


Bezpieczna umowa na Wykonanie Projektu IT



Dziękuję, że przeczytałeś ❤️

Pssst... przygotowałem dla Ciebie kilka prezentów - wybierz co Ci się przyda! 👍

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.