Wszystko ma swój cel i zakres

Temat prosty, jednak nie dla wszystkich jasny. Postanowiłem napisać ten post po tym gdy po zapytaniu się wielu osób: „czym różni się cel od zakresu?” usłyszałem losowy ciąg wyrazów zawierający głównie dwa wyrazy – „cel” i „zakres” 😉 Rozumienie tych pojęć jest szczególnie istotne w projektach IT bez względu na to czy jesteś programistą, PM czy klientem. Dlaczego? Odpowiem w kolejnych linijkach 🙂

Czym jest cel i zakres?

Jak właściwie rozumieć cel i zakres dowiedziałem się na studiach gdy w jednej z prac musiałem zawrzeć rozdziały takie jak : wstęp, cel pracy, zakres pracy, podsumowanie – najchętniej we wszystkich z nich napisałbym to samo 😉

Cel jest „efektem”, który chcemy osiągnąć po wykonaniu pewnych czynności zwanych zakresem. Cel może być również przyczyną podjętych działań, wszystko zależy jak go zdefiniujemy. Pojęcia są ściśle powiązane, ale mają zupełnie inne znaczenia przez co prawdopodobnie są często mylone.

Przykład:

#1 Napisz program do obliczania n-tego wyrazu ciągu Fibbonacciego.

Celem programu będzie obliczanie n-tego wyrazu ciągu Fibbonacciego, natomiast zakresem programu będzie napisanie i przetestowanie kodu.

#2 Obudziłeś się w nocy ponieważ chciało ci się pić. Wstałeś z łóżka, poszedłeś do kuchni, wypiłeś szklankę wody po czym wróciłeś do łóżka spać.

Celem twoich działań było ukojenie pragnienia (cel pośredni, cel cząstkowy). Myśląc szerzej, twoim celem bezpośrednim była kontynuacja snu. Natomiast zakresem w tej sytuacji będzie pokonanie drogi do kuchni, przygotowanie szklanki z wodą, wypicie jej i powrót do łóżka.

Każda czynność w twoim życiu ma swój cel i zakres: jedzenie, mycie się, sprzątanie, nauka itp. Odróżnienie celu od zakresu i umiejętne ich „wyłuskanie” z naszych czynności może pomóc nam zaoszczędzić czas.

Przykład: ktoś postanowił sobie , że sprząta w mieszkaniu co drugi dzień. Sprzątanie polega na wykonywaniu tych samych czynności: mycie podłóg, okien, ścieranie kurzy itp. Ta czynność staje się rutyną, robimy ją nie zastanawiając się nad nią – po prostu co drugi dzień sprzątamy mieszkanie. Odpowiedzmy sobie na pytanie „jaki jest cel tych działań?”. Celem jest utrzymanie porządku w mieszkaniu. Jeśli więc sprzątasz w czystym mieszkaniu (bo być może co drugi dzień to zbyt często) – wykonujesz zbędnie zakres. Pomijając zbędny zakres oszczędzasz czas. W IT często nazywamy to optymalizacją, ale o tym kiedy indziej. Skoro zaoszczędziłeś czas, możesz zrobić z nim co zechcesz – np. bałagan 😉

Cel i zakres w projektach IT

Podobnie jak każda czynność ma swój cel i zakres, tak i każdy projekt IT ma swój cel i zakres (przynajmniej w założeniu 😉 ). Jeśli projekt nie ma celu, nie ma sensu go realizować ponieważ jest zupełnie bezużyteczny. Zrozumienie po co realizujemy projekt (jaki jest jego cel) jest niezbędne by udowodnić potrzebę tworzenia go, która wiąże się np z uzyskaniem budżetu. Wiedza o celu projektu jest też niezbędna by prawidłowo prowadzić projekt – wiemy z jakich funkcjonalności możemy zrezygnować skracając zakres, jak możemy je uprościć by nasz projekt nadal odnosił się do rozwiązania problemu. Zrozumienie jest też potrzebne do zwykłej papierkologii jak np. uzupełnienie dokumentu statut projektu.

Swój cel i zakres oprócz projektu IT mają również zadania (taski, części składowe zakresu projektu). Pokrótce o różnicach między taskami definiowanymi na podstawie zakresu i celu wspomniałem w tym wpisie.

Kiedy definiujemy task na podstawie celu?

• gdy sposób rozwiązania problemu jest dla nas transparentny
• gdy zakres nie jest skomplikowany (ocena trudności powinna być na podstawie doświadczenia programistów w tego typu problemach)
• gdy nie mamy wystarczająco czasu na planowanie. Brak czasu na planowanie dla PM to grzech. Jednak naprawdę zdarzają się sytuacje, gdy nie możemy poświęcić odpowiednio dużo czasu tą czynność. Wtedy nie musimy iść do spowiedzi 😉
• gdy osoba układająca zadania nie ma wiedzy technicznej na temat programowania

Zadania na podstawie zakresu są definiowane gdy programista je realizujący nie zna celu głównego projektu. Zna jedynie wyrywek fragmentu projektu, nad którym pracuje. Definicja zadania w takim przypadku na podstawie celu może być „strzałem w stopę” ponieważ programista może dobrać sposób rozwiązania niepasujący do standardów projektu lub kolidujący z innymi modułami. Jednak w takich sytuacjach częściej wybiera się drogę edukacji developera, przedstawienia mu głównego celu projektu i kontynuacje definicji tasków na podstawie celu.

Nie mam badań na ten temat, ale w mojej subiektywnej ocenie więcej zadań jest rozpisywanych na podstawie celu. Jest to wygodniejsze do zarządzania. Natomiast ten typ tasków sprawia developerom więcej problemów aniżeli zadania z jasno sprecyzowanym zakresem. Programista musi wykazać się większą kreatywnością wybierając sposób rozwiązania problemu samodzielnie (a przecież po co się przemęczać 😉 ).

Widziałem kiedyś na portalu kwejkopodobnym ciekawy mem. Chciałem go odnaleźć, ale niestety jak się chce coś pokazać to jest to najtrudniej odszukać, więc zacytuję mniej/więcej o  co w nim chodziło.

Rozmowa dwóch znajomych:

+ mam depresję, co robić?
– to proste, nie smuć się!

<facepalm>

Osoba z depresją zrobiła facepalm, ponieważ odpowiedź rozmówcy zawierała cel rozwiązania problemu, a nie zakres. Wnioskuję, że osoba z depresją ma jasno określony cel – nie smucić się, negacja stanu. Natomiast największą niewiadomą jest zakres, czyli jak stać się wesołym? 🙂 Rozmówca powinien zasugerować terapię, relaksacyjne masaże, sport czy co tam komu poprawia nastrój 😉 – zakres rozwiązania problemu czyli nasza niewiadoma. Przykład zupełnie odbiegający od IT, ale pokazuje, że cel i zakres jest nieustannie w okół nas i używasz go bardziej świadomie lub mniej w codziennym życiu.

Zrozumienie różnic między celem i zakresem pomoże ci zredukować zbędne czynności (zbędny zakres) ponieważ będziesz potrafił lepiej precyzować swoje cele, dobierając optymalną ścieżkę do jego osiągnięcia.