Trójkąt zarządzania projektami
Każdy kierownik projektu zna trójkąt zarządzania projektami. W jego skład wchodzi: zakres, czas i koszt – są to trzy parametry, które określają większość projektów IT.
- zakres – są to funkcjonalności, które musimy wykonać w ramach projektu;
- czas – ramy czasowe w jakich zadeklarowaliśmy się, że wykonamy zakres;
- koszt – jest to nasz budżet, czyli kwota w jakiej zadeklarowaliśmy się, że wykonamy projekt. Często jest to tożsame z ilością/jakością programistów, którymi dysponujemy.
W większości przypadków te parametry określa się przed podjęciem realizacji – jest to tzw. fixed price. Z moich obserwacji wynika, że najczęściej zmianom ulega zakres (uważam, że większość tych sytuacji jest spowodowana źle przeprowadzoną analizą potrzeb klienta). Problemem jest to, że jeśli jeden z parametrów trójkąta ulega zmianie – kierownicy projektu nie dostosowują do niego pozostałych. W efekcie uzyskujemy sytuację, że projekt jest realizowany po terminie lub przekracza budżet.
Jeśli w projekcie zwiększył się zakres – np. klienta zażyczył sobie dodatkowych metryk w raporcie, o których wcześniej nie było mowy. W takiej sytuacji zespół, żeby zrealizować tą funkcjonalność będzie potrzebował dodatkowego czasu. W sytuacji, w której zwiększył się zakres, ale nieprzesuwalny jest termin – będziemy potrzebować zwiększyć budżet, żeby dodać do projektu dodatkowe zasoby, które zrealizują „ponadprogramową” funkcjonalność. Tak czy inaczej – podczas zmiany jednego z parametrów dwa pozostałe muszą zostać zaktualizowane.
Jeśli nie dostosujemy pozostałych parametrów może nas czekać:
- opóźnienie projektu – często będzie to tylko opóźnienie na papierze. Być może gdybyśmy wiedzieli o „dodatkowym” zakresie przed wyceną – zmieścilibyśmy się w niej. Natomiast niedostosowanie czasu do zmienionego zakresu powoduje wg. umowy opóźnienie projektu;
- rentowność projektu będzie niższa – w sytuacji, w której nie dostosujemy ceny za projekt po zmianie zakresu uzyskamy sytuacje, w której swoją marżę będziemy musieli poświęcić na realizację „dodatkowego” zakresu.
- pogorszenie relacji z klientem – jeśli po zgłoszeniu dodatkowego zakresu przez klienta nie dostosujemy czasu ani kosztu to wnioski są takie, że nasza pierwotna oferta była przesadzona, skoro zmieściliśmy jeszcze „gratisy” w starym koszcie. W takim stanie rzeczy wychodzi na to, że daliśmy klientowi nieplanowany rabat. Skutkowało to będzie tym, że klient przy każdym kolejnym zapytaniu będzie negocjował coraz niższą cenę – bo wcześniejsze sytuacje go nauczyły, że nasze wyceny są przesadzone i mamy duży bufor, który możemy odstąpić.
Wyżej opisane sytuacje mają miejsce w nisko jak i w wysoko budżetowych projektach. Klient zawsze chce ugrać swoje – negocjując jak najniższą cenę. Bardzo wielu freelancerów opowiadało mi sytuacje, gdzie projekt wydawał się łatwy – została dogadana cena i podpisana umowa. Dopiero wtedy zaczynał się „koncert życzeń” – finalnie projekty były poza budżetem i ciągnęły się „w nieskończoność” bo cały czas dochodziło coś nowego do wykonania. Sytuacja patologiczna, ale niestety często spotykana.
Podsumowanie
Jeśli twój projekt był na wstępie określony trzema parametrami – zakresem, czasem i kwotą, to pamiętaj, że jeśli zmianie ulegnie jeden z parametrów musisz dostosować pozostałe. W przeciwnym wypadku może dojść do sytuacji, w którym dasz klientowi niezaplanowany rabat, który może opóźnić twój projekt lub zmniejszyć jego rentowność. Nie dostosowanie pozostałych parametrów może negatywnie odbić się na twoich relacjach z klientem – poprzez to, że nie stawiasz jasnych granic co wchodzi w cenę twoich usług. Z moich obserwacji najczęściej zmianom ulega zakres, ale nie jest to regułą. Zmianom może ulec inny parametr np. klient może zażyczyć sobie bliższy deadline (skrócenie czasu). Wtedy naturalną rzeczą będzie podniesienie kosztu projektu – będziemy musieli zrealizować tą pracę używając większej ilości zasobów. Kombinacji zmiany parametrów jest wiele – mam nadzieję, że po przeczytaniu wpisu rozumiesz jak ważna jest aktualizacja pozostałych wskaźników.
Dziękuję, że przeczytałeś ❤️
Pssst... przygotowałem dla Ciebie kilka prezentów - wybierz co Ci się przyda! 👍
