Status call z zespołem – jak zrobić to dobrze?
Według sondy, którą zrobiłem na moim instagramie, status call jest najczęstszą formą wymiany informacji na linii PM <-> zespół
Niestety bolączką większości PM jest to, że żyją w niedoczasie. Takie spotkania z zespołem (wszyscy razem), mogą być więc przydatne żeby nadrobić zaległości i wspólnie rozwiązać problemy.
Przez status call rozumiem spotkania, w którym uczestniczy cały zespół i kierownik projektu. Służą one temu aby dowiedzieć się o stanie projektu i potencjalnych zagrożeniach.
Ja rozróżniam dwa podejścia prowadzenia takich spotkań – co zrobiłeś i co zrobisz.
Metryki oceny
To czy będziesz skupiał się na tym co zrobione albo na tym co zrobisz będzie wpływało na Twój zespół.
Forma, którą wybierzesz to nic innego niż ocena (ewaluacja) postępu prac w zespole. Oczywiście jest to nieformalna ocena – bo PM nie przyzna, że chodzi o kontrolę zespołu 😉
Twój zespół chce abyś go dobrze ocenił. Uwierz mi, nikt nie przychodzi do pracy z myślą „co by tu dziś zepsuć?”. Każdy chce pracować najlepiej jak potrafi, natomiast czasami ma lepszy dzień, a czasami gorszy. Ale umówmy się, że co do zasady nikt nie sabotuje projektów.
Skoro zespół będzie chciał wypaść dobrze to będzie dostosowywał się pod metryki, które wybierzesz na spotkania statusowe.
Te spotkania często są najważniejszą i najczęstszą formą ewaluacji – pracownik wie, że to od tych spotkań zależy Twoja opinia na jego temat – czy pracuje solidnie, czy nie.
Jeśli będzie „zawalał” status call to pewnie będzie miał przekonanie, że nie jesteś z niego zadowolony. Jeśli będzie na każdym status call „błyszczał” – będzie miał wrażenie, że jest najlepszy w zespole. Upraszczając.
1. Co zrobiłeś?
To forma (według mojej subiektywnej oceny) częściej spotykana. Zazwyczaj wygląda tak, że PM pyta każdego po kolei co zrobiłeś od ostatniego spotkania?
Każdy odpowiada, stara się pokazać jak najwięcej – żebyś go dobrze ocenił (wpasował się w Twoją metrykę).
Zespół może mieć (nie musi) tendencję do pozorowania pracy, lub pracowania tak aby praca wyglądała na obszerniejszą niż jest w rzeczywistości. Niektórzy to robią bardziej świadomie, inni mniej.
Ludzie robią po prostu to czego od nich wymagasz – jeśli chcesz aby dokumentowali co zrobili to będą się w tym udoskonalać.
*udoskonalać w dokumentowaniu wiedzy, nie zawsze w postępie prac.
Status call w formie „co zrobiłeś” – po pewnym czasie przybierze formę „spowiedzi”. Jest to bardzo dobra forma jeśli chcesz skontrolować zespół.
Jeśli masz pracownika, który nie dowozi, a zawsze ma jakąś wymówkę, która jest „z dupy” (nieadekwatna) to być może masz do czynienia z osobą, która bardzo dobrze nauczyła się pozorować pracę.
Nie chcę żebyś odebrał formę „co zrobiłeś” jako coś negatywnego – jest to jedno z narzędzi, które możesz wykorzystać.
2. Co zrobisz?
Ja lubię skupiać się na tym co zostanie zrobione.
Uważam, że problemem wielu kierowników projektów jest to, że zbyt często patrzą we wsteczne lusterko jadąc w przód.
Z mojej perspektywy ważniejsze od tego co zrobiliście jest ile zostało do zrobienia.
Dlatego też częściej wybieram tę formę prowadzenia. Pytania, które często zadaje to:
- Ile potrzebujesz czasu na dokończenie zadania?
- Ile czasu potrzebujecie do zamknięcia etapu?
- Ile zadań zostało do zrobienia?
Zadając te pytania nakierowuje zespół na pracę, która została.
Trochę przejaskrawiając i koloryzując aby przekazać puentę: Nie obchodzi mnie ile ktoś zrobił. Mógł nawet cały tydzień grać w Counter Strike, a wykonać pracę ostatniego dnia przed status call. Jeśli te efekty są dla mnie zadowalające to jest to dobry pracownik.
* podkreślam, że to było przejaskrawione.
Dlatego oceniam jego pracę po tym jak postępuje progres sprawdzając „ile zostało”. Jeśli ilość pracy zmniejsza się w sposób jaki oczekuje to jest OK.
Jeśli jest coś niepokojącego – wchodzę w tryb bardziej kontrolny. Zaczynając delikatnie od pytań:
- CO SPRAWIŁO, że nie udało się dowieźć założeń?
- CO PRZESZKODZIŁO, że nie udało się zamknąć zadania?
Pytanie możesz ubrać jak Ci pasuje – kluczowe jest, aby unikać formy „dlaczego nie zrobiłeś?”.
Raczej starajmy się sugerować, że jest COŚ (jakiś byt, rzecz), która Ci przeszkodziła pomimo starań. Dlatego pytania – co sprawiło, co przeszkodziło.
Yin Yang
We wszystkim musi być równowaga.
Podkręslę jeszcze raz – nie uważam, że forma „co zrobiłeś” jest czymś złym. Sam pracując kiedyś jako programista uczestniczyłem w tego typu spotkaniach. Byłem w nich naprawdę dobry! 😀
Jeśli używałeś jednej metody – spróbuj drugiej. Polecam Ci eksperymentować.
Pamiętaj, że po drugiej stronie są ludzie, którzy naprawdę chcą dobrze dla Twoich projektów. Czasami tylko nie wiedzą jak – ale zawsze chcą.
Ty też jesteś pracownikiem!
Podejrzewam, że sytuacja wygląda tak – że robisz status z zespołem, aby być przygotowanym na Twój status z szefem.
Niektórzy ten status nazywają PMO, inni biuro projektów, inni po prostu spotkanie. W każdym razie w większości firm odbywają się takie spotkania kierowników z zarządem, gdzie omawiacie różne kwestie. Dla uproszczenia będę je nazywał PMO.
Mam przekonanie graniczące z pewnością, że jeśli spotkania PMO wyglądają tak, że szef rozlicza Cię co zrobiliście to Ty w ten sam sposób podchodzisz do status call z zespołem.
Problem pojawia się wtedy gdy Ty jesteś pytany – kiedy skończycie, a Ty pytasz swój zespół ile zrobiliście.
Wtedy po takim spotkaniu czeka Cię namiętny czas w Excelu lub Jirze żeby zorientować się gdzie jesteście. Nie musi tak być – staraj się uprościć sobie pracę.
Dziękuję, że przeczytałeś ❤️
Pssst... przygotowałem dla Ciebie kilka prezentów - wybierz co Ci się przyda! 👍
