Moje błędy podczas zarządzania projektami – zła wielozadaniowość

To już trzeci wpis z serii #spowiedź. Opisuje w nim swoje błędy, które popełniałem podczas codziennej pracy. Dziś pod tablicę wywołuję wielozadaniowość – zobacz jak stała się moim wrogiem i jak sobie z nią poradziłem.

One man army

Miałem złudne poczucie, że jeśli jestem wszędzie i wiem o każdej rzeczy dziejącej się w projekcie to znaczy, że mam go pod kontrolą. Było zupełnie odwrotnie. Generalnie uważam się za osobę, która nie ma zbyt podzielnej uwagi. Jak nalewam wodę z czajnika to przestaję mówić itp. Miałem taki okres w swoim życiu gdzie byłem odpowiedzialny za zbyt wiele rzeczy byłem przysłowiowym one man army. Odpowiadałem za kontakt z klientem (ogólnie pojęta sprzedaż), zarządzanie projektami wewnętrznymi (kilkoma równolegle), zarządzanie ludźmi (problemy interpersonalne, wynagrodzenia, urlopy), zarządzanie projektami klienckimi, a gdy w projekcie coś szło nie tak, to włączałem PhpStorm i programowałem razem z zespołem. Szalone czasy. Tak niestety wygląda zestaw obowiązków ludzi odpowiedzialnych za kilkunastoosobowe firmy. W ciągu dnia przełączałem się między zadaniami wielokrotnie – było to bardzo uciążliwe, a zmiana „myślenia” ze sprzedaży na programowanie i odwrotnie była męcząca.

Dzisiaj mój zakres obowiązków wygląda bardzo podobnie – z tą różnicą, że potrafię sobie poradzić z mnogością ról. Rozwiązanie okazało się proste – wystarczyło wyznaczyć pory dnia, w których odgrywam konkretną rolę. Niektóre z zadań muszą poczekać na swoją kolej – bo np. robię je jedynie w piątki. Takie rozwiązanie ma dużo minusów, ale pozwala mi mieć kontrolę nad czasem.

Switch context

Przez to, że wykonywałem wiele rzeczy naprzemiennie – wykonywałem je dłużej. Jeśli wykonanie zadania A zajmuje nam 1h, a zadania B 2h to robiąc je naprzemienne, wykonamy je w 4h. W każdej zmianie pomiędzy wykonywanym zadaniem potrzebujemy chwili, żeby przypomnieć sobie na czym skończyliśmy i zmienić swój zestaw myślowy. Dlatego czas realizacji będzie dłuższy. Traciłem mnóstwo czasu na „przełączanie się między zadaniami” – było to tym bardziej kłopotliwe, że przełączałem się pomiędzy różnego typu zadaniami – od koncepcyjnych po techniczne.

Zdarzały się sytuacje, że podczas spotkania odpisywałem na emaile – uważałem, że to właściwe priorytety. Dzisiaj poświęcam swoją uwagę w 100% na rzeczy, którą aktualnie wykonuje. Jeśli jestem na spotkaniu to zapominam o innych obowiązkach. Wyłączyłem w telefonie wszystkie powiadomienia oprócz tych GSM, na komputerze podobnie. Pocztę sprawdzam jedynie manualnie – 2-3x w ciągu dnia. W moim przypadku nie potrzeba częściej. Teraz emaile mnie nie rozpraszają – rozumiem to, że mogą zaczekać.

Gdy przypominam sobie te czasy, kiedy robiłem po 4 rzeczy jednocześnie – mam wrażenie, że „dryfowałem”. Robiłem to, co aktualnie wpadło. Wiem, że wiele osób notorycznie pracuje w tym trybie tłumacząc sobie, że inaczej się nie da – bo ich SPECYFICZNA sytuacja tego wymaga. Chcę tylko powiedzieć, że sam tak uważałem dopóki nie zacząłem tego zmieniać. Jak widać w moim przypadku się dało, wystarczyło wprowadzać zmiany małymi krokami.

Podsumowanie

Jeśli wykonujesz kilka rzeczy w jednym czasie, spalasz go na tzw. „switch context” czyli przełączanie się między zadaniami. Jeśli twoje stanowisko wymaga od ciebie bycia one man army – wydziel sobie sekcję w ciagu tygodnia gdzie jesteś określoną rolą. Jeśli interesuje cię temat produktywności polecam poszukania informacji pod tagiem #zławiel (zła wielozadaniowość) – ciekawie pisze o tym zjawisku Marek Kowalczyk.