Krąg śmierci w projekcie

Pewnie nie słyszałeś o kręgu śmierci w projekcie, bo ten termin sam wymyśliłem uczestnicząc w bardziej lub mniej sensownych projektach.

Krąg śmierci to nic innego jak działania, które powtarzamy cyklicznie. Każde z takich działań powoduje jeszcze większe „porażki” projektowe, które powodują, że trudno wyjść poza schemat działań.

W skrócie – to działania, którymi sami zaciskamy sobie pętle na szyi.

Często tkwimy w tym nieświadomie przez wiele miesięcy lub nawet lat.

Krąg śmierci… czyli co?

Pewnie Ci się nie zdarzyło (ale być może u znajomego w firmie :D), że projekt lub zadanie się opóźniły.

Przetarliście łzy z policzka i działacie dalej. Kolejny projekt również nie jest na czas.

Sytuacja się powtarza wielokrotnie. Notoryczne opóźnienia. Nagle dochodzicie do wnioski, że macie więcej rzeczy do zrobienia niż jesteście w stanie przetworzyć bo praca się piętrzy.

Trzeba „przycisnąć zespół” żeby pracować „szybciej„. Niestety to często znaczy „robić kilka rzeczy na raz„.

Ludzie są przemęczeni, morale zespołu maleją, a praca nie posuwa się w przód.

Brzmi znajomo?

Krąg śmierci mojego kolegi

Rzuć okiem na poniższy krąg śmierci, który wystąpił nie u kogo innego jak u mojego kolegi w projekcie. 😉 (blink).

Możesz go zacząć czytać od dowolnego punktu, jednak polecam Ci od „brak terminowości projektów„.

1. Brak terminowości projektów – wszystko zaczyna się od pewnego długu względem klienta czyli opóźnieniu projektu.
2. Praca w pośpiechu nad wieloma zadaniami na raz – walczysz z projektami z przeszłości (opóźnionymi), w międzyczasie rośnie kolejka aktualnych. Wydaje się, że jedynym rozwiązaniem to pracować w trybie multitaskingu – czyli robić kilka projektów na raz. Wielozadaniowość daje złudne poczucie, że będzie wtedy szybciej.
3. Robienie „aby działało” (jakoś, nie jakość) – czasu brakuje, więc robimy zadania na zasadzie „aby wypchnąć”. Później będziemy się martwić czy wystąpią błędy.
4. Frustracja klienta przez opóźnienia i błędy – nie może być inaczej. Klient dostaje po terminie i wątpliwej jakości.
5. Klient przez presje naciska na krótkie terminy – zwlekamy z oddaniem zaległych projektów, a tymczasem bieżące zbliżają się do deadline. Klient narzuca nam krótkie terminy, projekty są zlecane zbyt późno i nie ma na nie czasu.
6. nie mówimy STOP – opóźniliśmy już kilka projektów, więc myślimy, że nie można dać ciała z kolejnymi. Nie mamy pozycji negocjacyjnej wobec klienta bo cały czas jest niezadowolony – myślimy, że musimy się zgodzić na krótkie terminy bo kontrakt przepadnie.
7. Nie ma czasu na zaplanowanie działań – zaległe projekty, krótkie terminy nowych zadań – nie ma czasu planować, zróbmy Scrum! (żart sytuacyjny) 😀
8. Pracujemy nieefektywnie – brak planu pracy, kilka projektów na raz, presja czasu i borykanie się z błędami z poprzednich projektów.

i wracamy do punktu wyjścia… czyli opóźniamy kolejne projekty przez to w jaki sposób pracujemy.

Każdy dzień pracy takim trybem to zaciskanie sobie pętli na szyi.

Sprawdź jak mogę Ci pomóc osiągnąć Twoje cele 🎯

Jak przerwać krąg śmierci?

Krąg śmierci to pewien problem, który jest długotrwały. Jak w przykładzie, który podałem wcześniej.

Pozornie problem dowożenia na czas wydaje się skomplikowany, ale jak rozbierze się go na czynniki pierwsze to od razu widać sprzeczności naszych działań.

Na przykład: Klient jest sfrustrowany opóźnieniami i niską jakością.

• szef wymaga od Ciebie aby projekty były robione krócej (niż potrzebujecie) – więc MUSISZ wyciąć etap analizy i pisania dokumentacji, żeby było szybciej
• szef jednocześnie wymaga od Ciebie aby projekt był w dobrej jakości, bez błędów – trudne, bo dokumentacja poprawia finalną jakość developmentu.

Jest tu paradoks, bo:

• nie dostajesz na projekt tyle czasu ile potrzebujesz (ma być szybciej)
• wymaga się jakości, którą nie jesteś w stanie dowieźć przez brak czasu.

Absurd prawda? Niestety dla wielu osób to codzienność.

Przerwij absurd

Krokiem 0. to na pewno definicja swojego kręgu śmierci. Idealnym narzędziem do tego może być stworzenie chmury konfliktu (narzędzie z Teorii ograniczeń).

Kluczowe jest znalezienie błędnych przekonań, którymi na codzień się posługujemy w pracy.

Dla naszego przykładu błędne założenia to:

• jeśli pominę dokumentację to zaoszczędzę czas

Etap dokumentacji trzeba rozumieć szerzej jako etap analizy projektu. Zaplanowanie prac pozwala przewidzieć większość problemów zanim wystąpią i rozwiązać je na papierze zamiast u klienta na produkcji.

Więc gdy pomijamy tworzenie dokumentacji (analizę) to sami wydłużamy czas projektu przez:

• ciągłe zmiany w projekcie – skutek braku dostosowania projektu pod potrzeby klienta
• większe ryzyko opóźnień – bo o problemach dowiadujemy się dopiero podczas implementacji
• mniej przemyślane rozwiązania, które skutkują większą ilością błędów.

Takich przykładów mógłbym mnożyć.

Kluczowe jest abyś odnalazł swój krąg śmierci i zdefiniował absurdy, którymi się na codzień kierujecie.

Z mojego doświadczenia wynika, że większość absurdów leży na linii biznesu i zarządzania projektami.

Często biznes boi się powiedzieć STOP klientowi, a kierownicy projektów mają mylne przekonanie, że równolegle znaczy szybciej.

Temat na inną dyskusję 🙂

Praca domowa dla Ciebie

Zastanów się czy w Twoim projekcie występują jakieś kręgi śmierci.

FYI: może ich być więcej niż jeden.

Następnie zastanów się co musisz zrobić aby przerwać krąg śmierci.

Podeślę Ci kilka rozwiązań, które pasują do większości problemów i projektów – być może też do Twoich.

• większe skupienie na etapie analizy i dokumentacji
• uzyskiwanie „podpisu” klienta pod dokumentacją
• dodatkowe rozliczanie prac z poza dokumentacji
• dokładna wycena projektu (zamiast na łapu capu)
• robienie mniej w jednym czasie i kolejkowanie prac