Jesteś w wielu projektach jednocześnie? 3 Wskazówki produktywności

Dzisiaj będzie o kierownikach projektów w środowisku wieloprojektowym. Często zdarza się, że musimy zarządzić 3-4 projektami i wpadamy w złą wielozadaniowość. Podzielę się z Tobą moimi wskazówkami jak odnaleźć się w wielu projektach jednocześnie.

Wielozadaniowość może wystąpić na trzech poziomach:

  • roli – możemy być w jednym projekcie np kierownikiem projektu i analitykiem (spójność logiczna nad produktem).
  • zadań – możemy być odpowiedzialni za wiele zadań. Np kierownik projektu prowadzący 5 projektów. Musi przeskakiwać z jednego do drugiego.
  • czynności – robią dwie rzeczy jednocześnie. Np jesteś na spotkaniu i odpisujesz na e-mail.

Timeboxing dla projektów i ról

Zrób w swoim kalendarzu sloty czasowe dla poszczególnych projektów.

Np:

poniedziałek – projekt A

wtorek – projekt B

środa – projekt C itd.

Jeśli nie możesz sobie pozwolić na komfort pracy cały dzień nad jednym projektem – podziel to na godziny.

Np.

9:00 – 11:00 – projekt A

11:00 – 13:00 – projekt B

13:00 – 16:00 – projekt C

Dzięki temu będziesz w jednym wątku projektowym.

Możesz wykorzystać tę metodę również żeby poradzić sobie z wielozadaniowością na poziomie ról. Np. jednego dnia możesz pełnić funkcję analityka, innego kierownika projektu itp.


Tablica Kanban

Wprowadzenie tablicy Kanban pomoże Ci ograniczyć pracę w toku (wip – work in progress). Dzieje się tak, dzięki graficznej wizualizacji przerobu.

Tablica Kanban to podział pracy na kolumny, które prezentują etapy danego zadania. W najprostszej wersji etapy wykonania są trzy: TODO, In Progress, Done.

W każdej kolumnie znajdują się zadania na poszczególnym etapie.

Tablica Kanban może wyglądać jak poniżej.

Jakiś czas temu nagrałem podcast o tym jak wprowadzić tablicę Kanban do zespołu programistów. Kontekst jest trochę inny, ale dotyczy tego samego.

Kluczowe we wdrażaniu Kanbana jest żeby przenieść centrum organizacyjne z innych miejsc (email, kartka papieru) na tablicę kanban. 

👉 Jak wdrożyć tablicę Kanban do zespołu?


Techniki produktywności

Timeboxing pomoże Ci w trzymaniu jednego kontekstu biznesowego – 1 dzień dla 1 projektu.

Kanban pomoże Ci nie rozpoczynać zbyt wielu zadań i kontrolować WIP (work in progress).

Istnieje jeszcze wiele technik „produktywności”, które możesz wdrożyć.

Możesz wykorzystać technikę Pomodoro, Getting Things Done lub Urgent-Important Matrix.

Stosuj listy „todo” aby wyjść z chaosu bieżącej pracy. Wykorzystaj np: Todoist, Reminders, Wunderlist lub Nozbe.

Środowisko wielu projektów dotyka również mnie. Najbardziej efektywna w moim przypadku jest metoda Timeboxingu dla projektów.


Dziękuję, że przeczytałeś ❤️

Pssst... przygotowałem dla Ciebie kilka prezentów - wybierz co Ci się przyda! 👍

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.