Jesteś w wielu projektach jednocześnie? 3 Wskazówki produktywności
Dzisiaj będzie o kierownikach projektów w środowisku wieloprojektowym. Często zdarza się, że musimy zarządzić 3-4 projektami i wpadamy w złą wielozadaniowość. Podzielę się z Tobą moimi wskazówkami jak odnaleźć się w wielu projektach jednocześnie.
Wielozadaniowość może wystąpić na trzech poziomach:
- roli – możemy być w jednym projekcie np kierownikiem projektu i analitykiem (spójność logiczna nad produktem).
- zadań – możemy być odpowiedzialni za wiele zadań. Np kierownik projektu prowadzący 5 projektów. Musi przeskakiwać z jednego do drugiego.
- czynności – robią dwie rzeczy jednocześnie. Np jesteś na spotkaniu i odpisujesz na e-mail.
Timeboxing dla projektów i ról
Zrób w swoim kalendarzu sloty czasowe dla poszczególnych projektów.
Np:
poniedziałek – projekt A
wtorek – projekt B
środa – projekt C itd.
Jeśli nie możesz sobie pozwolić na komfort pracy cały dzień nad jednym projektem – podziel to na godziny.
Np.
9:00 – 11:00 – projekt A
11:00 – 13:00 – projekt B
13:00 – 16:00 – projekt C
Dzięki temu będziesz w jednym wątku projektowym.
Możesz wykorzystać tę metodę również żeby poradzić sobie z wielozadaniowością na poziomie ról. Np. jednego dnia możesz pełnić funkcję analityka, innego kierownika projektu itp.
Tablica Kanban
Wprowadzenie tablicy Kanban pomoże Ci ograniczyć pracę w toku (wip – work in progress). Dzieje się tak, dzięki graficznej wizualizacji przerobu.
Tablica Kanban to podział pracy na kolumny, które prezentują etapy danego zadania. W najprostszej wersji etapy wykonania są trzy: TODO, In Progress, Done.
W każdej kolumnie znajdują się zadania na poszczególnym etapie.
Tablica Kanban może wyglądać jak poniżej.
Jakiś czas temu nagrałem podcast o tym jak wprowadzić tablicę Kanban do zespołu programistów. Kontekst jest trochę inny, ale dotyczy tego samego.
Kluczowe we wdrażaniu Kanbana jest żeby przenieść centrum organizacyjne z innych miejsc (email, kartka papieru) na tablicę kanban.
👉 Jak wdrożyć tablicę Kanban do zespołu?
Techniki produktywności
Timeboxing pomoże Ci w trzymaniu jednego kontekstu biznesowego – 1 dzień dla 1 projektu.
Kanban pomoże Ci nie rozpoczynać zbyt wielu zadań i kontrolować WIP (work in progress).
Istnieje jeszcze wiele technik „produktywności”, które możesz wdrożyć.
Możesz wykorzystać technikę Pomodoro, Getting Things Done lub Urgent-Important Matrix.
Stosuj listy „todo” aby wyjść z chaosu bieżącej pracy. Wykorzystaj np: Todoist, Reminders, Wunderlist lub Nozbe.
Środowisko wielu projektów dotyka również mnie. Najbardziej efektywna w moim przypadku jest metoda Timeboxingu dla projektów.
Dziękuję, że przeczytałeś ❤️
Pssst... przygotowałem dla Ciebie kilka prezentów - wybierz co Ci się przyda! 👍
