Jak wycenić projekt IT w 10 minut?

Każdy kto próbował wycenić projekt IT wie, że nie jest to proste zadanie. Zazwyczaj w podanym zakresie od klienta kryje się wiele niewiadomych i niejasności. Mimo tego, klient oczekuje widełek czasowych, w których uda się ukończyć projekt. Osoba wyceniająca spędza czas na domyślaniu się „co autor miał na myśli”. Często trzeba wysłać do klienta pytania precyzujące zakres. Czas odpowiedzi od klienta, a przede wszystkim jakość odpowiedzi bywa niezadowalająca. Może to wynikać z tego, że klient nie jest w stanie na tym etapie sprecyzować zakresu lub pytania, które przeszły przez kilka działów zniekształciły jego treść i odpowiedź (osoby techniczne i biznesowe). Wycena projektu w takim przypadku to zgadywanka, która kosztuje wiele czasu całego zespołu: architektów, programistów, handlowców.
Po całym czasochłonnym procesie nadal zakres ani cena nie są precyzyjne – mamy nadzieję, że myślimy o tym samym co klientem. Warto podkreślić, że nadal nie masz pewności (mimo poświęconych wielu godzin zespołu na wycenę), że klient wybierze właśnie twoją ofertę. Być może komuś udało się metodą zgadywanki „strzelić” niższą cenę bo np inaczej zinterpretował zakres, lub dostał brief pisany przez inna osobę.
Na tym etapie wszystko jest kwestią interpretacji, a dla klienta najczęściej (niestety) najważniejsza jest cena pomimo, że nikt nie wie do końca co trzeba zrobić (nawet klient).

Odrób pracę domową i zastanów się ile czasu poświęciłeś na wycenę ostatniego projektu, ile osób po twojej stronie było zaangażowanych w wycenę (graficy/handlowcy/programiści) i ile czasu sumarycznie spędziliście nad estymatą zapytania od klienta. Następnie odpowiedz sobie jaki procent wyceniających przez ciebie projektów kończy się podpisaniem umowy i finalizacją dzieła.
Jeśli te liczby nie są korzystne dla twojej organizacji (lub co gorsze, nie jesteś w stanie ich określić) zapraszam do dalszej lektury.

Jakie jest rozwiązanie problemu?

Sam miałem problemy takie, jak opisałem powyżej. Na przestrzeni miesięcy skłoniło mnie to do pracy nad narzędziem, które w znacznej części rozwiązuje ten problem. Narzędziem tym jest Estee.me – platforma do wycen projektów IT. Pomysł w mojej głowie dojrzewał długo, starałem się zastanowić nad procesem wyceny głębiej. Odbyłem wiele rozmów z kolegami „po fachu” zajmującymi się na co dzień wycenianiem projektów. Po długich rozmowach, rozmyślaniach i danych historycznych udało mi się znaleźć wspólny mianownik procesu wycen projektów IT.

Dla kogo jest Estee.me?

Jednym z celów Estee.me jest dostarczenie na tyle wygodnych funkcjonalności żeby w proces wyceny mogła być zaangażowana tylko jedna osoba. Odrywanie programistów od codziennych tasków nie jest korzystne dla żadnej ze stron :). Dlatego w estee.me wiele rzeczy odnośnie architektury projektu jest wnioskowane z kontekstu wprowadzonych danych – dzięki takiemu podejściu osoba nietechniczna może wycenić projekt równie dokładnie jak analityk. Bazujemy głównie na danych historycznych projektów, sztucznej inteligencji oraz sugestii najbardziej prawdopodobnych wartości. Oczywiście jeśli osoba wyceniająca ma kompetencje techniczne, może zmienić sugerowane przez nas rozwiązania na własne. Jednak ma podstawie statystyk można zauważyć, że w większości nasze sugestie są docelowo wybierane.
Jest to przydatne m.in. w momencie spotkania handlowca z klientem, gdzie można zaprezentować klientowi wstępną wycenę bezpośrednio na spotkaniu i „błysnąć” technologiami jakie będą odpowiednie.

Jak działa Estee.me?

Można to opisać w 4 prostych krokach.

1. Definicja typu projektu – określasz typ projektu jaki ma być wyceniany m.in. aplikacja mobilna; aplikacja mobilna + API; strona WWW etc.
2. Definicja zakresu – wyróżnione zostały dwa sposoby wprowadzania funkcjonalności:
   1. prosty – sprawdza się w przypadku małych projektów, lub w przypadku gdzie klient nie sprecyzował dokładnie zakresu prac.
   2. zaawansowany – należy go użyć w przypadku gdzie zakres jest znany. Możemy w nim definiować zależności pomiędzy widokami i modułami – pozwoli to na precyzyjniejszą wycenę.
3. Definicja elementów projektu – po definicji zakresu należy zdefiniować pozostałe elementy projektu. Takie jak konieczność przygotowania grafik, makiet, testów jednostkowych, konfiguracji zewnętrznych bibliotek, konfiguracji serwerów, metodologii prowadzenia projektu oraz wiele innych.
4. Definicja zespołu – na tym etapie należy sprecyzować jakie są nasze koszta wykonania projektu (cena za developerów) oraz ich poziom (który jest uwzględniany podczas wyceny projektu). Poziom kompetencji jest względny, więc został podzielony na trzy: junior, middle, senior – w interfejsie znajdziecie opis kto kwalifikuje się do jakiej grupy.

Cały proces można ukończyć w 10 minut (średni czas to 7 minut 26 sekund). Poniżej możesz zobaczyć jak wygląda proces wyceny przykładowego projektu przez estee.me.

Co zyskujesz?

Wynikiem procesu wyceny jest czas wykonania projektu wraz z twoimi spersonalizowanymi kosztami za developerów. Dla lepszej prezentacji koszt jest dzielony na moduły (w zależności jakie występują w projekcie). Uwzględnione zostają takie koszta jak analiza przedwykonawcza, zarządzanie projektem, administracja projektem, design, development, testy etc. Dodatkowo można zobaczyć ile wynosi ścieżka krytyczna projektu, by oszacować datę ukończenia projektu. Wycenę można wyeksportować do pliku Excel bezpośrednio ze strony (aktualnie nie we wszystkich typach projektów). Poniżej umieściłem zrzut ekranu z wycen jednego z projektów.

Wersja beta

Aktualnie projekt jest w wersji beta. Co tydzień wrzucane są nowości w funkcjonalnościach i poprawki błędów. Modyfikacje są tworzone na podstawie feedbacku użytkowników wyceniających – to pozwala z tygodnia na tydzień ulepszać Estee.me. Opisuję funkcjonalności Estee.me aktualnych na dzień publikacji – prawdopodobnie w momencie czytania tego artykułu wiele rzeczy udało się poprawić oraz rozbudować.
Aktualnie współpracujemy z kilkoma software housami udostępniając konta w zamian za feedback.

Jeśli masz własny zespół developerów i jesteś zainteresowany współpracą napisz na [email protected]. Jeśli jesteś developerem i Estee.me wydało ci się ciekawe – daj znać swojemu przełożonemu – być może zaoszczędzisz wiele czasu/pieniędzy organizacji dla której pracujesz 🙂

Do śledzenia losów projektu wykorzystaj nasze konta na portalach społecznościowych:

• Facebook – esteemeapp
• Twitter – @esteemeapp
• Youtube