Jak rozmawiać z klientem o wymaganiach do projektu?
Przedstawię Ci know-how, jak ja podchodzę do zbierania wymagań od klienta. Czyli jak przeprowadzić rozmowę z klientem na temat projektu, który startujecie? O co pytać, o czym nie rozmawiać? Jeśli rozmawiać to JAK?
Moje wskazówki przydadzą Ci się gdy będziesz uruchamiał nowy projekt, który wymaga analizy lub dokumentacji. Lub będziesz rozbudowywał istniejący projekt. W każdym razie zawsze gdy to klient ma Ci przekazać zakres zmian i powiedzieć „co by chciał w projekcie”.
Zacznę od początku, chcę wprowadzić pewien porządek i wyjaśnić kilka pojęć, które być może nie są jasne.
- wymaganie projektowe – jest to „jedna rzecz”, którą musicie zrobić. Przykładem wymagania projektowego może być np. (usłyszane od klienta): „chciałbym integrację z systemem mailingowym”. Kolejnym wymaganiem mogłoby być „chcę aby email wysyłał się do każdego nowego subskrybenta o 12:00”. Każda „z tych rzeczy” jest wymaganiem projektowym.
- zakres – jest to zbiór „rzeczy”, czyli zbiór wymagań projektowych. Jeśli chodzi o zakres to koniecznie przeczytaj o trójkącie projektowym i pogooglaj o WBS (work breakdown structure).
- analiza – jest to proces myślowy nad zakresem projektu. Analizując zakres – będziesz starał się go zrozumieć i zaprojektować konkretne rozwiązania.
- dokumentacja – jest to przelanie twojej analizy projektowej (aka. przedwykonawczej) na papier. W naszym przypadku na e-papier, czyli spisanie naszych przemyśleń i sposobu realizacji do Word/Google Spreadsheet czy Paradigma lub Enterprise Architect.
- synteza – bardzo powiązane z dokumentacją. Synteza jest to forma projektowania rozwiązania, czyli układania z pozoru niepowiązanych elementów w jeden wielki „big picture”, na podstawie, którego powstaje dokumentacja.
Jako pracę domową pogooglaj jak rozumieć takie pojęcia jak: rozwiązanie i cel projektu.
Jeśli chodzi o zbieranie wymagań od klienta to najczęściej odbywa się to w formie wywiadu, czyli (na pozór) zwykłej rozmowy – telefonicznej lub face to face.
Problemem jest to, że często te rozmowy trwają cały dzień i wraz nie wiadomo co trzeba zrobić w projekcie 🙂 Trzeba ją umiejętnie przeprowadzić.
Dużym problemem jest, że podczas zbierania wymagań – to co usłyszeliśmy od klienta przetrzymujemy wyłącznie w pamięci, a jeśli robimy notatki to są niekompletne lub nieczytelne po trzech dniach 😉
Pierwszym i najważniejszym krokiem jest umiejętne sporządzanie notatek i kategoryzowanie wiedzy ze spotkania.
W tym celu możesz wykorzystać następujące narzędzia:
- mapa myśli (moje ulubione) – jest najbardziej elastyczna, pozwala w łatwy sposób tworzyć hierarchię wymagań. Szybka w tworzeniu. Ja, wypracowałem pewien wzór mapy myśli, od którego zaczynam tworzenie. Z perspektywy czasu zauważyłem, że wszystko dzieje się wokół ról, procesów, modułów, problemów i integracji. Napisz do mnie e-mail jeśli chciałbyś wiedzieć więcej o tym.
- rejestr wymagań – jest to pewnego rodzaju formularz. Sztywna forma, ale dobrze sprawdza się w prostych projektach, lub takich, w których klient potrafi przekazywać wymagania. Jeśli chcesz poznać mój wzór rejestru wymagań – napisz do mnie.
- kartka + długopis – czyli nasze ukochane bazgroły. Trzeba wiedzieć jak notować, żeby móc to po spotkaniu odczytać. Jest to trudne. Często (niestety) notatki przez nas tworzone są pisane jak kura pazurem, a na drugi dzień już nie pamiętamy o co chodziło. Ja zazwyczaj używam kartki jako metodę posiłkową do mapy myśli. Btw, daj mi znać jeśli chcesz kilka wskazówek jak prowadzić notatki żeby były czytelne 🙂
Mamy już narzędzia, teraz przedstawię Ci krótki skrypt jak prowadzić rozmowę. Jest bardzo skrótowo napisany bo żeby opisać Ci go ze szczegółami potrzebowalibyśmy całego dnia 🙂
- Zapytaj o CEL projektu;
- Zapytaj o DOSTĘPY do aplikacji (jakie role projektowe);
- Zapytaj o funkcje w/w ról (use cases);
- Dopytuj o „key words„, które usłyszałeś w trakcie punktów 1-3;
- Jeśli przejdziesz całe „drzewo” – wróć do punktu 2.
Zdaję sobie sprawę, że jest to trudne. Cały „skrypt” opisałem w kilku zdaniach – jeśli coś wymaga wyjaśnienia napisz komentarz, pomogę.
Jeśli chodzi o takie „common mistakes„, które ludzie popełniają podczas rozmowy z klientem to:
- brak wspólnej nomenklatury – różnie nazywają te same pojęcia / brak nazwy na dany termin (mówienie na okrętkę);
- brak radzenia sobie z gadatliwym klientem (nie przerywanie) / brak radzenia sobie z milczącym klientem (nie ciągnięcie za język). Jeśli chodzi o milczącego to istnieje jeszcze metoda opowiadania od tyłu (ale to temat na kiedy indziej);
- uleganie „presji” i tworzenie notatek pisząc nieczytelnie z założeniem – „będę później pamiętał”. Błąd – nie będziesz pamiętał 😉
- odkładanie syntezy zbyt długo po przeprowadzeniu wywiadu (nie jesteś na świeżo);
- brak umiejętnego priorytetyzowania wymagań (myślimy, że wszystko jest ważne);
Trochę się rozpisałem, ale mam nadzieję, że Ci się przyda 🙂
Musisz wiedzieć, że przeprowadzenie wywiadu/rozmowy z klientem to trudna rzecz. Nie zrażaj się tym, że na początku Ci nie wychodzi – wszystko wymaga praktyki.
Proponuję Ci żebyś próbował różnych narzędzi (mapa myśli, rejestr wymagań, kartka) i dobrał je w takiej formie jakie będą dla Ciebie najwygodniejsze. Być może, któreś podpasuje Ci bardziej, inne mniej.
Dziękuję, że przeczytałeś ❤️
Pssst... przygotowałem dla Ciebie kilka prezentów - wybierz co Ci się przyda! 👍
