Jak dodać bufor projektowy z sensem?

Dziś poruszę temat, który jakiś czas temu rozgryzałem na moim instagramie – bufory w projekcie i zadaniach.

Bufor to rezerwa czasowa na rzeczy nieprzewidziane lub ryzyka, których się spodziewamy.

Warto dodawać bufory, bo prawa Murphy’ego nie śpią. Moim ulubionym jest:

„Jeśli wiesz, że coś może pójść źle i podejmiesz stosowne środki zapobiegawcze, to źle pójdzie coś innego”.

Na moim instagramie rzuciłem zaczepne pytanie – bufor lepiej dodać do zadań (wiele drobnych) czy do projektu (jeden duży)?

Bufor w zadaniu

Dodając bufor do zadań mam na myśli coś takiego:

Jak widzisz mamy tutaj przykład prostego projektu na potrzeby przykładu. Składa się z trzech zadań i każde zadanie posiada swój własny bufor.

Na początku dam Ci sneak peak, że nie jestem zwolennikiem takiego podejścia – według mnie może więcej zaszkodzić niż pomóc.

Głównie dlatego, że te rezerwy w zadaniach są marnowane przez członków zespołu. Zamiast nas zabezpieczać tylko wydłużają czas realizacji.

Jednym z powodów wydłużenia może być Prawo Parkinsona.

Na osi Y mamy wysiłek nad zadaniem, na osi X mamy czas.

Jak widzisz na początku wysiłek jest duży. Gdybyśmy sumowali wysiłek za ok. 50% czasu osi X, to ukończylibyśmy zadanie dużo szybciej.

Natomiast jeśli mamy więcej czasu na zadanie to rozciągniemy czas realizacji na czas jaki mamy. Czyli czas wykonywania zadania pochłonie nasz bufor (nawet w sytuacji gdy nie było to konieczne).

Kolejną rzeczą, która wpływa na marnowanie rezerw w zadaniach jest Prawo Studenta.

Na początku możesz zobaczyć delikatny wzwyż wysiłku. Jest to moment, w którym badamy zadanie i myślimy „eee, to łatwe”.

Później zadanie leży i nie pracujemy nad nim. Budzimy się gdy termin jest już bliski.

Wtedy bufor, który mieliśmy w zadaniu jest marnowany. Cała realizacja skupia się na końcu – więc jeśli wystąpią nieoczekiwane problemy (prawa Murphy’ego) to nie możemy wykorzystać buforu bo ten czas już minął.

Musisz pamiętać, że w zadaniu oprócz buforu jawnego (który przydzieliłeś). Prawdopodobnie znajduje się również bufor niejawny, który ukryła osoba wyceniająca zadanie.

Twoi ludzie chcą zdążyć z zadaniem na czas. Możesz spodziewać się, że wyceny czasowe są zaokrąglane w górę. Lub dodawany jest do czasu realizacji zapas (bufor), o którym osoba wyceniająca nie wspomina. Daje go na wszelki wypadek.

Połączenie buforu niejawnego z buforami jawnymi daje dużą nadwyżkę czasową, która może być zmarnowana. 

Przez co projekt się rozciąga w czasie, a bufory nas przed niczym nie chronią tylko przeszkadzają.

Jeśli zadanie jest łatwe ludzie będą bardziej skłonni do odkładania w czasie na później (Prawo Studenta).

Jeśli zadanie jest dla nich trudne, mogą mieć skłonności do ciągłego udoskonalania i przebudowywania (Prawo Parkinsona).

Sprawdź jak mogę Ci pomóc osiągnąć Twoje cele 🎯

Bufor projektowy

I teraz wchodzi on… cały na biało – bufor projektowy.

W buforze projektowym chodzi o to, że wstawiamy go jako „ekstra czas” pomiędzy ostatnim zadaniem a terminem projektu.

Może zajmować tyle samo czasu co bufory zadaniowe (z wcześniejszego przykładu) – wtedy możemy powiedzieć o centralizacji bufora.

Dzięki takiemu podejściu mamy ważne narzędzie w projekcie czyli presję czasu pracy nad zadaniami.

Czasy wykonania (estymaty) powinny być agresywne (ale możliwe do wykonania).

W razie wtopy chroni nas bufor. Dzięki temu każde z zadań pobiera bufor tylko wtedy gdy go potrzebuje. Pobiera go również w takiej ilości jakiej potrzebuje.

Tak więc ja jestem team bufor projektowy.

Musisz pamiętać, że Twoim celem nie jest zamknięcie wszystkich zadań w swoich terminach. Dodanie buforu do zadań właśnie jest próbą dotrzymania terminów poszczególnych zadań.

To nie ma sensu bo zadania będą się opóźniały, a niektóre kończyły szybciej. Nie powinieneś skupiać na tym swojej uwagi.

Twoim celem jest zamknięcie ostatniego zadania przed terminem projektu. 

Bez względu na to ile zadań się opóźni, a ile przyśpieszy – Ty musisz zamknąć ostatnie zadanie przed terminem ukończenia całego projektu.